Assistante de Direction (m/f) – CDD 1 mois (avec possibilité de prolongation, puis de CDI)

Company description

Notre client, un des plus importants promoteurs immobiliers de la Place, est actuellement à la recherche d’un/une :

Assistante de Direction (m/f) – CDD 1 mois (avec possibilité de prolongation, puis de CDI)

Job description

Sous la supervision de l’Office Manager, l’assistante de direction aura comme tâches, sans s’y limiter:

Responsabilités

• Accueil téléphonie et physique des clients/visiteurs

• Traitement des messages électroniques entrants et sortants

• Rédaction et gestion du courrier entrant et sortant

• Coordination de l’occupation, et préparation des salles de réunion

• Gestion du secrétariat et des agendas des membres du Comex

• Soutien aux différents départements internes de l’entreprise et suivi de projets demandés par les membres de l’équipe

• Gestion de l’organisation du bureau (commande de fournitures, gestion des fournisseurs, suivi des commandes, entretien et maintenance des contrats en cours, ...)

• Gestion de la base des données contacts

• Classement et archivage

• IT : commande matériel, suivi des licences, suivi des tickets, dépannage en interne

• Coordination des aspects informatiques et organisationnels en collaboration avec les membres du Comex Organisationnel

• Suivi des relations avec les équipes techniques et la gestion du bâtiment

• Organisation des réunions du Comex, des divers groupes de travail, des comités et des membres de l’équipe

• Organisation en collaboration avec les membres du Comité Organisationnel, des évènements externes

• Gestion des formations (inscription, retranscription dans les agendas, suivi du dossier INFPC), en collaboration avec les membres du Comex Organisationnel

• Organisation des évènements internes et des évènements immobiliers internationaux

• Gestion, en relation avec les offices managers des autres pays, des réunions de direction et du groupe

Required profile

Profil

• Diplôme de niveau minimum Bac+2 en Assistant de Gestion

• Au-moins 3 années d’expérience professionnelle similaire

• Maîtrise du Français et de l’Anglais – toute autre langue sera un atout  

• Excellent sens de l’organisation

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Très bon sens de la communication

• Bonne connaissance de l’environnement MS Office

Ne seront prises en compte que les candidatures respectant les critères de recherche